Etkili Zaman Yönetimi İçin Faydalı Bir Okuma Önerisi

İş Bitirici Olmak (İB) performansı artırmanın  mükemmel bir yoludur. Buradaki en önemli nokta, ciddi ve sıkıcı ama aynı oranda yapılması da gerekli olan işler için daha az zaman harcayarak, gerçekten yapmaktan keyif aldığınız işler için vakit yaratmanıza olanak sağlamaktır. Bunu gerçekleştirmek için hayata geçirmeniz gereken sistemler, David Allen’in “İş Bitirici Olmak” adlı kitabında başarıyla detaylandırılmış.

Siz hiç, bir yandan yapılan çeşitli müdehalelere karşı koyma mücadelesi, diğer yandan sonu gelmeyen e-postalara yetişme telaşı ile harcanan zaman yüzünden; görev listenizde bir adım bile ileri gidemeden koskoca bir  günün göz açıp kapayıncaya kadar geçiriverdiğiniz günler yaşadınız mı? Ya da gerçekten yapmaktan keyif aldığınız işler için hiç zamanınızın olmadığı ama hiç umursamadığınız ancak yapmak zorunda olduğunuz işlerin altında gömülüp kaldığınız bir durumda kaldınız mı? Bu makale size işleri en etkili şekilde nasıl yoluna koyabileceğiniz konusunda bazı temel bilgiler verecek!
“İş Bitirici Olma”nın Felsefesi
Değerlendirme Yapın ve Önceliklerinizi Belirleyin
Adım 1: Her şeyi Yakalayın
Adım 2: Yapılması Gereken İşlerinizi Netleştirin
Adım 3: Harekete Geçirilebilir Olan Maddeleri Kategorilendirme ve Öncelikli Olanları Belirleme
Adım 4: Yapılacaklar Listenizin Üzerinde Düşünüp Taşının
Adım 5: Birbirine Bağlayın ve Çalışmaya Başlayın
Yapmaktan Keyif Aldığınız Şeylere Daha Fazla Zaman Ayırın

Performans uzmanı David Allen, bu yaygın olarak bilinen felsefeyi, çok satanlar listelerinde yer alan kitabı “İş Bitirici Olmak” kitabında çok başarılı bir şekilde açıklamış. David Allen size, planlamanızı ve takviminizi nasıl oluşturmanız gerektiğini, yapılacak işlerinizi nasıl doğru şekilde listeleyebileceğinizi, zamanınızı en verimli şekilde kullanabilmeniz için yapılması gereken işleri önceliklerine göre nasıl sıralamanız gerektiğini ve “iş bitirici olma” sistemini nasıl hayata geçirebileceğinizi öğretiyor. Bunu bir sisteme oturtmak, zihninizi her türlü dikkat dağıtıcı unsurdan temizleyip öncelikli görevlere odaklanabilmek için çok önemlidir. Böyle bir sistemi hayata geçirmiş olabilmenin en önemli faydalarından biri, yapılacak işlere genel bir bakış ve değerlendirme ile yaklaşabilmek ve bir sonraki adımdaki öncelikleri belirleyebilme imkanına sahip olabilmektir. Aslında kulağa geldiği kadar basit, gerçekten çaresiz şekilde yardıma ihtiyaç duyana kadar, yapmayı hiç düşünmediğimiz bir şey bu.

“İş Bitirici Olmak” neyin, hangi sıralamada, ne zaman ve ne şekilde yapılacağına dair bir taslak sunan tarif ya da formül değildir. O size, takip etmeniz gereken ana yönleri/hatları belirler, ancak bunlar size kendi işinizi nasıl yapmanız gerektiğini söyleyen kurallar değillerdir. Herkesin bu pusulayı kendi hayatına yerleştirerek kişisel ihtiyaçlarına, kişisel takvimine ve yapılacaklar listelerine uyarlayabilmesinin bu denli kolay olmasının sebebi de budur. Ancak bunları öğrenmek ve pratikte hayata geçirmek de yine aynı sebepten dolayı yer yer karmaşık olabilmektedir. “İşBitiricOlmak” size kurallar, dayatmalar sunmaz, o tamamlamanız gereken işiniz için genel bir değerlendirme yapabilmenize, organize olabilmenize, öncelikli olarak yapmanız gereken işlere odaklanabilmenize yardımcı olur.

Yapılmasını istediğiniz her şeyi bir kenara not almalısınız. Yapılacaklar listeniz, görevleriniz, tekrar eden aktiviteler, araştırmalar, planlar, fikirler vb. Tek ihtiyacınız olan ve istemeniz gereken şey yapmak. Nereye isterseniz oraya yazın. En sevdiğiniz uygulamayı kullanabilir, yapılacaklar listesi için tasarlanmış uygulamaları kullanarak not düşebilir, herhangi bir kağıt defter kullanabilir ya da her nereyi isterseniz oraya not alabilirsiniz. En önemli nokta, görevlerinizi, yapacaklarınızı ve fikirlerinizi bir kenara yazmayı asla ertelemeyin, çünkü bu kullanması ve uygulaması her zaman mümkün ve kolay olan bir yöntem. Her şeyi ortaya çıktığı anda yakalayın, böylece yapma zamanınız gelene kadar o iş hakkında düşünmenize ve kafa yormanıza gerek kalmaz. Eğer o anda yapılabilir olan bir şey var ise, onu hemen yapın, aksi takdirde yapmanız gerekenlere bir yenisini ekleyerek yapılacaklar listenize ve kendinize baskı yaratmış olacaksınız.

Listenizi, harekete geçilmeye hazır adımlara bölmelisiniz ki, bir görevinizi yerine getirmeye çalışırken önünüze bir diğeri engel olarak çıkmasın. Görevlerinizi, harekete geçilmeye hazır küçük adımlar halinde ayırmazsanız, problemin bütününü çözmek için zaman bulamayabilirsiniz. Eğer görev listenizdeki maddeler kesin ve açık şekilde belirlenmediyse, gerçek hedefinize ulaşmak için çalışmak ve çözüm üretmek yerine kendi planlarınızı anlamaya ve çözmeye çalışarak zaman kaybedersiniz. Kendi planlarınızı ve yapmanız gerekenleri netleştirdikten sonra, eğer o anda yapılabilecek olan bir şey varsa, 

hemen yapın!

Yapılacaklar listeniz, E-posta gelen kutunuz ve takviminizde öncelikli olarak harekete geçilebilir olan görevlerinizi belirlemek ve onları kategorize etmek için zaman harcayın. Eğer her görevinizin önceliğini açık ve net bir şekilde anlayabilirseniz, bir sonraki adımda ne yapmanız gerektiğini belirleyebilmeniz çok daha kolay olacaktır. Aslında gelecek olan görevleriniz için önceliklerinizi kolaylıkla belirleyebilmek ve daha net görebilmek için hepsini kategorize etmelisiniz. Görevlerinize bitirmeniz gereken tarihler ekler, hatırlatmalar koyarsanız harekete geçmeniz gereken hedeflerinizi zamanında tamamlamak için kendinizi doğru yönlendirmiş olursunuz. Ve hazır konusu açılmışken: Eğer hemen yapılabilir olan bir şey varsa – sadece yapın!

Bir sonraki adımınızın ne olacağına karar vermek için yapılacaklar listenizin üzerinden geçin. Eğer listeniz açık, anlaşılır ve kategorilendirilmiş ise, bir sonraki görevinizin ne olacağını belirlemeniz kolay olcaktır. Eğer hemen yapılabilir olan bir şey varsa -sadece yapın! Eğer harekete geçmeye uygun olmayan unsurlar varsa, harekete geçilebilir adımlara bölün. Bir görevi tamamladıktan sonra bir sonraki göreve geçebilirsiniz. Görev listenizi belirli aralıklarla gözden geçirin, aşama kaydettiğiniz yerleri belirleyin ve önceliklerinizi güncelleyin.

Artık bir işi tamamlamak için ne yapmak gerektiğini biliyorsunuz: sadece yapmak! Öncelikleriniz açık, net ve başlanabilir, yani artık görevlerinizi yerine getirme, tamamlama zamanı. Eğer belirli bir zamana kadar bitirilmesi gereken görevleriniz varsa onları tamamlamanız gerektiğini biliyorsunuz. Görevleriniz için önceliklerinizi belirlediniz ve neyi önce yapmanız gerektiğini biliyorsunuz. Önünüzdekini tamamlayın ve bir sonrakine geçin.

Bu prensipler, size görevlerinizi organize etme, önceliklerinizi belirleme ve görevlerinizi başlamaya uygun hale getirme konusunda sürekli hatırlayacağınız bir sistem sunar. Bu sayede ne yapacağınızı düşünerek zaman geçirmek yerine, vaktinizi işi yaparak harcarsınız. Ve daha da önemlisi, yapmaktan keyif almadığınız şeyleri organize şekilde tamamlayabilmiş olur, böylelikle sevdiğiniz şeylere daha fazla vakit yaratabilmiş olursunuz. Bu yüzden her sabah yapılacaklar listeniz için biraz zaman ayırın; ya da daha iyisi: her akşam ofisten ayrılmadan önce bir sonraki gününüzün planını yapın.

Alıntı 

http://www.cloudnames.com/