Patronumun uçağı :)

Merhaba,

Patronunuz seyahate gidiyor veya seyahatten dönüyor.

uçak kalkış varış bilgilerini son dakika saat değişikliklerini takip etmek , karşılanma organizasyonunda kendisine destek olacak soförüne bilgi vermek isterseniz aşağıda belirtiğim siteden bilgileri  takip edebilirsiniz :)

Sevgiler

Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü

Devamını Oku... »

Oooo ooo Patron Bana Bağırdı !!

Merhaba ,
Bugün kendini çok çok  iyi hissediyorsun .
Yapılacak işlerini planladın  ..çok enerjiksin aynaya baktın evden çıkarken ne kadar harika göründüğünü düşündün..  keyifle ofise geldin.
Henüz işe başlayalı bir iki saat oldu.Patronuna bir iki telefon bağladın. Rütin işlerin yanısıra bir anda çıkan işleri tıkır tıkır planladın keyifle hallediyorsun.
Bir an da patronun seni arıyor ve anlayamadığın şekilde sana köpürüyor !!!
Zihninde bir iki gün hatta nerdeyse bir ay öncesine gidiyorsun..Her saniyeyi  şimşek hızıyla hatırlıyorsun  beyin fırtınası içinde sabah ki enerjinden bir gram kalmadan kala kalıyorsun ..
Ne oldu şimdi .. bende bugün  iyiydim , işler de yolun da !!! cümlelerinn çoğalıyor ......
Sonra anlıyorsun ki esasında ne bir gün ne iki gün nede otuz dakika  önceki konularda  senle ilgili birşey  yok :)
Sadece patroncuğun gününde değil ..Yaptığı telefon konuşmaları sinirini zıplatmış :)
Sen yönetici asistanı olarak patronunu iyi tanıyorsan esasında ofise sabah giriş anından o günü tahmin edebilirsin .. bazen hiç bulaşma durumu zihninden geçer , bazen de  bir kahve çay söyleyeyim günün planı için yanına gideyim diyerek  nabız yoklar ve işe başlarsın .
Ama sabah iyi olup iki saat sonra farklı durumda karşı karşıyaysan ..
Her olayı  üzerine alınmamak gerektiğini bir kez daha deneyimlemiş olursun .
Tabiki giden enerjini tekrar eski seviyeye getirmek için nerde ise tüm günün gider..
aa tabi bu süreçte tamamladığın , başardığın işler için takdir alır isen ,  ufacık bir kusura bakma denir ise ne ala hopp anında enerjini yakalayabilirsin ..artık oda senin patron  şansın olur :)
Bazen hiç ses çıkarmamak , olanı olduğu haliyle kabul etmek ve herşeyi  üzerine alınmamak belkide en en iyisi ne dersin ?
Keyifli ofis günleriniz hep olsun :)))
Sevgiler

Devamını Oku... »

Sanal Asistanlık Nedir?

Sanal Asistanlık, bu günün teknolojisinin sağladıkları ve özellikle de internet sayesinde, parmaklarımızın ucundan zaman ve mekan sınırı olmaksızın sağlanmakta olan bilgi akışının avantajını kullanarak gerçekleştirilen yeni bir çalışma şeklidir. İşverenler ile kurdukları güçlü ilişkiler, Sanal Asistanlık çalışmalarının her uzaklıktan gerçekleştirilmesine fırsat vermektedir. İşveren Sanal Asistanla çalışmasını ne kadar arttırırsa, karşılıklı güven ve saygıya dayalı bu ortaklıkla erişilebilecek başarı da o kadar büyük olacak, güven ve saygı içerisinde yapılacak olan işler Sanal Asistanların başarısını ve gelecekte yapılacak işlerin sayısını arttıracaktır. 1990' larda bilgisayar endüstrisinin büyümesi ve aynı dönemde şirketlerdeki küçülmeler ile 1995’te Sanal Asistanlık profesyonel bir meslek olarak başlamıştır. "Sözleşmeli çalışanlara" doğru olan güncel eğilim, bu mesleğin sürekli büyümesini ve gelişmesini desteklemektedir. Sanal Asistanlık hizmetlerinden her büyüklükteki sirket/işveren yararlanabilir.Sanal Asistan Kimdir?
Sanal Asistan (Virtual Assistant), elektronik ortamda yapılabilecek hizmetleri profesyonel olarak sağlamaya istekli, fiili olarak işverenin ofisinde çalışmayan, bunun yerine kendi ofisinden veya kendi ev-ofisinden çalışan kişidir. Sanal Asistan (SA), kendi ''Sanal İş''inde tam zamanlı veya part-time olarak çalışabilir. Sanal Asistanlar yaptıkları işte profesyoneldirler. Sanal Asistanlar, geniş bir yelpazede işle ilgili ve idari hizmetleri sunan, çok iyi uzmanlaşmış bağımsız yüklenicilerdir. Sadece farklı sektörlere çeşitli hizmetler ve ofis destek hizmetleri sunmakla kalmaz, işverenle işbirliği içinde de olurlar. Sanal Asistanlar sadece asistanlarınız değil aynı zamanda başarıya giden yoldaki partnerlerinizdir! SA’lar müşterilerine partner olarak onlarla karşılıklı saygı ve güven üzerine yapılanmış ve ortak bir amaca, yani işin başarısına yönelik güçlü ve benzersiz bir ilişki geliştirirler.
Sanal İşveren Kimdir - (Sİ)?
Sanal İşveren, belirli işlerin Sanal Asistanların yardımıyla yapılmasına gereksinimi olan kişi veya şirkettir. Çoğu zaman, Sanal bir İşveren bir projeyi komple olarak yüklenir ve onun parçalarını üçüncü şahıslara görev olarak vererek taşeronluk hizmeti alır. Bazı durumlarda ise, Sanal işverenler, kendi özgeçmiş yazıları, yeni evlerinin çizimleri, rapor yazıları, vb. gibi kişisel gereksinimleri için bir Sanal Asistanla çalışmak isterler. Sanal İşveren küçük bir girişimci, evinden çalışan bir girişimci, ev-ofis veya küçük ofis sahibi olabileceği gibi büyük bir şirket de olabilir. Bazen sanal iş (e-business) ortamında çalışan bir kişi hem "Sanal İşveren" ve hem de "Sanal Asistan" konumunda çalışabilir. Bu durum özellikle, birden fazla kategoride veya alt kategoride hizmet sağlanmasını gerektiren büyük ve kapsamlı işler alındığında gerçekleşir.Sanal Asistanın Görevi ve Rolü Nedir?
Daha öncede belirttiğimiz gibi Sanal Asistanlar, bugünün teknolojisindeki gelişmeleri, özellikle de internet ile bilgi akışını kullanarak, iş yönetimi işlemlerini oluşturmak, uyarlamak ve sağlamaktan, çeşitli projelerle ilgili işlerin gerçekleştirilmesine, beyin fırtınasına, pazarlamaya, araştırma çalışmalarına, iş stratejileri geliştirmeye, takım oluşturmaya kadar uzanan pek çok konuda hizmet vererek işverene destek olurlar. Onlar, işinizin büyümesi ve gelişmesine katkıda bulunan partnerlerinizdir. Sanal Asistanlar müşterilerine çok çeşitli hizmetler sunmak için gerekli niteliklere sahiptirler ve işteki amaçlarınızı daha iyi desteklemeye yönelik yardımcı kaynaklar ve araçları önerebilir ve/veya kullanabilirlerler. Girişimcilerin pek çoğu çok fazla rolü birarada üstlenmiş durumdadırlar. Sanal Asistanın görevi, bu rolleri işverenden alarak ya kendilerinin üstlenmesi ya da işverene "işlerinin içinde" değil de "işlerinin üzerinde" çalışabilmeleri için gerekli zaman ve alanı bulmalarına fırsat verecek doğru kaynağı bulmaktır; kısaca söylemek gerekirse işverenin işleri içinde kaybolmasını önlemek için destek hizmetleri vermektir. SA'nın rolleri ve görevleri iş genişledikçe ve değiştikçe genişleyip değişmekle birlikte, işle sınırlı olmayıp işverenin kişisel bir seviyede desteklemesini de içerebilir.Sanal Asistan ile Çalışmanın Faydaları:
Sanal Asistan (SA), sanal iş destek hizmetlerinde uzmanlaşmış, kendi işinde serbest çalışan bir girişimcidir. Sanal Asistan işverenin ofisinden çok uzakta olsa bile onunla birlikte çalışabilir. Sanal Asistan dünyanın herhangi bir yerinde olabilir! Klasik ofislerde yapılan pek çok iş, Sanal Asistanlar tarafından onların kendi ofislerinde veya ev-ofislerinde gerçekleştirilebilir. Onlarla iletişim kurmak için telefon, e-mail, faks, posta, vb. gibi araçlar kullanılabilir. Dosyalar e-postaya eklenerek, disketlerle, CD'lerle paylaşılarak değiş-tokuş edilebilir, aktarılabilir. Geçici personelin aksine, Sanal Asistanların birer partner gibi çalışması, işverenlerinin işlerini öğrenmelerine ve uzun dönemde o işin başarısında pozitif bir etki yapabilmelerine olanak verir. 
• Sanal Asistanlar sizi pazarlama ve müşteri ilişkileri konusunda destekleyebilirler. • Birçok Sanal Asistan web tasarımı ve arama motoru optimizasyonu konusunda uzmanlaşmıştır. Bir Sanal Asistan ile çalıştığınızda, sanal asistanınız işin detaylarını iyi bildiği için, web sitenizin güncel, çekici ve etkili bir içeriğe sahip olmasını sağlar. • Sanal Asistan sizin sunumlarınızı çok daha profesyonel, parlak, düzenli ve özenli hazırlamanızı profesyonel şekilde destekler ve böylece dinleyenlerin ilgisini çekmenizi, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi tanıtmanızı çok daha kolay hale getirir. • Sanal Asistan, yazışmalar, metin yazıları, kitap yazımları, vb. gibi alanlardaki düzeltme, düzenleme ve yazım işlerinizde etkin bir yardımcınız olabilir. Bu da, çok daha profesyonel olmanızı sağlayarak pazardaki iletişimizde önemli rol oynar. • Sanal Asistanınız bütün fatura işlemlerinizi, ödemelerinizi, faturalarınızı devralıp tüm muhasebe işlemlerinizi gerçekleştirebilir. Böylece onlar muhasebe ile ilgili tüm işlemlerinizile ilgilenirken siz de işinizle ilgili önemli kararlar verebilirsiniz. • Sanal Asistanlar şirket organizasyonlarınızı planlayabilir çeşitli eğlence ve gezi turları organize edebilir. Böyle bir organizasyonu, hazırlık aşamasındaki sıkıntıyı yaşamadan düzenleyebilmenin ne kadar eğlenceli olacağını düşünün... • Uzman Sanal Asistanlar size projelerinizin çeşitli aşamalarında farklı biçimlerde teknik destek verebilirler. Örn: teknik çizim, tasarım, fotoğraf düzenleme gibi. • Sanal Asistanlarla sadece ihtiyacınız olduğu zamanlarda proje bazlı çalışabildiğiniz için bu size para tasarrufu sağlar. İşverenler sadece yapılan iş bazında para öderler ve ekipman, tedarik, sürekli maaş gibi maliyetleri yüklenmezler. Bunu nasıl bir tasarruf olduğunu düşünebiliyor musunuz! • Sanal Asistanlar kendi ofislerinde çalışan bağımsız yüklenicilerdir. Bu bağlamda sizin mekandan tasarrufunuzu sağlarlar. • Sanal Asistanlarla çalışmak size zamandan tasarruf sağlar. Çünkü, işe yeni bir eleman almak, geçici bir yardımcı bulmak ve yeni personelin yetiştirilmesi gibi işler için zaman harcamak zorunda kalmazsınız. • Sanal Asistan randevularınızı organize edebilir, iş takviminizi idare edebilir, birikmiş işlerinizi üstlenebilir ve bu sayede işinizin pürüzsüz yürümesine yardımcı olabilir.Doğru Sanal Asistan Seçimi:
Doğru seçilen bir Sanal Asistan ile çalışmak, birini ofis elemanı olarak işe almaktan daha zordur. Sanal çalışmanın özellikleri nedeni ile genellikle bu sahısla yüz yüze gelemezsiniz. Bu şartlar altında, Sanal Asistanların sizi kandırmadığına veya doğru Sanal Asistanı işe aldığınıza emin olabilmeniz için kendinize bazı sorular sormanız gerekmektedir: 
• Benim projemin özellikleri nelerdir? 
• Yurtiçinden bir Sanal Asistan ile mi yoksa yurtdışından bir Sanal Asistan ile mi çalışmalıyım? Bu kararın avantajları ve dezavantajları neler olacak? 
• Sanal Asistan ile düzenli toplantılar yapmam gerekiyor mu? 
Sanal çalışmanın doğasından ötürü lokasyon önem teşkil etmemektedir. Sanal Asistan bir ofis çalışanının yerine getireceği pek çok görevi yapabilir. Günlük faliyetlerinizi düzenler, raporlamalarınızı yapar, e-mail trafiğinizi gerçekleştirir, yolculuk düzenlemelerinizi yapar, projelerinizde teknik çizim desteği verir, fotoğraflarınızı düzenler, vb.. Eğer yurtiçinden veya kendi yörenizden bir Sanal Asistan ile çalışmaya karar verdiyseniz, bunu yapmakla ilk olarak seçeneklerinizi sınırlandırdığınızın farkında olmalısınız. 
Bu karar doğrultusunda ikinci olarak Sanal Asistanların web sitelerini inceleyin ve bir çok Sanal Asistan ile iletişim kurup onlara amacınızı, işinizi, özet olarak projenizi anlatan ve onlardan da özetle yaptıkları işi, çalışma yöntemlerini, ücret ve ödeme koşullarını öğrenmek istediğinizi belirten bir bilgi ve teklif istemi gönderin ve sonra da gelen yanıtları inceleyin. 
Üçüncü olarak, kararınızı 2 veya 3 Sanal Asistan arasında vermeye çalışmalısınız. Bu aşamada onlarla telefon görüşmesi yapmanız e-postalardan çok daha ikna edici olacak, Sanal Asistanın sizin için uygun olup olmadığı hakkında fikir verecektir. Sanal iş ilişkilerinde Sanal Asistana güvenmeniz çok önemlidir ve bu ilişki elemanlarınızla aynı ofiste çalışmanızdan çok farklıdır. Sanal Asistanızın sizin için yeterli ve gerekli donanıma sahip olduğundan, onun becerilerinin ve deneyiminin projenizle örtüştüğünden emin olmalısınız. Sanal Asistanların da sizin onlar için doğru müşteri olup olmadığınızı değerlendirmeleri gerekir. Diğer bir önemli konu da Sanal Asistanın niteliklerinin sizin için uygun olup olmadığıdır. Web sitelerini araştırın, profillerini inceleyin ve diğer müşterilerin de takdir ve tavsiyelerinin bulunduğu adayları gözden geçirin. Eğer gerek görürseniz önceki işverenlerinden biriyle görüşmeye çalışabilirsiniz. 
Dördüncü aşama işe başlamadan önce her iki tarafın da şartlarının yazılı olduğu bir sözleşmenin yapılmasıdır. (İşin başlangıç - bitiş tarihi, ödeme miktarları ve ilgili tarihler, işin alınma ve gönderilme yöntemi, karşılıklı beklentiler ve işe özel şartlar gibi) Tüm bunların ardından, Sanal Asistan projeniz üzerinde çalışmaya başladıktan sonra periyodik olarak onun ilerlemesini kontrol edin ve bir problem olup olmadığını sorun, iletişimi koparmayın.
pedva.net

Devamını Oku... »

Yönetici Asistanı kimdir?

Yönetici asistanı işlerin akışını belirleyen, yönlendiren, herhangi bir komuta maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getiren, hatta diğer departmanlarda çalışanlarla işlerin işleyişiyle ilgili iletişimde bulunan, onlara da yön vererek işin verimliliğini ve kalitesini en üst düzeye çıkarabilen kişidir. Yönetici asistanı, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir.

İşyerinde işleri düzene koyarak, planlama ve koordinasyonu sağlayarak bir yönetici gibi çalışır. 

Yönetici asistanı; örgütsel ve yönetsel yaşamda yöneticinin en yakın danışmanı ve yardımcısı olarak kendisinin ve ailesinin bir parçasıdır. Yönetici asistanı, örgütte yöneticinin resmi işleri kadar, özel işlerini de yürüten; zaman zaman ailesi, akrabaları ve arkadaşları ile görüşen; yöneticinin resmi ve özel yaşamına giren; onun sırlarını, çıkarlarını, hesaplarını, alışkanlıklarını, özelliklerini, istek ve beklentilerini, hedeflerini bilen kişidir. Yönetici asistanı yöneticinin, çalışma yaşamının ortağıdır.

Devamını Oku... »

Sanal Asistan

Sanal asistan ne demek, önce bunun hakkında konuşalım. Adı üstünde mesleklerden biri olarak gösterebileceğim sanal asistanlık, yönetici asistanların ya da eski tabirle sekreterlerin işlerini sanal olarak yapması olarak tanımlanabilir. Aslına bakarsınız yurt dışında uzun zamandan beri kullanılan bu yöntem, ülkemizde yeni yeni yaygınlaşmaya başlamıştır.

Ama bu işin avantajlarından yararlanmak isteyen birçok asistan ve iş veren, sanal asistanlığa doğru yönelmektedir. Evet işin avantajlı olması dedim. Çünkü işverenler sanal asistanlar sayesinde ofis masrafları gibi bazı harcamalardan kurtulmuş olurlar ve asistan ihtiyacı için daha az bütçe ayırırlar. 

Sanal asistanlar, yöneticilerin sıklıkla tercih ettikleri kişiler haline geldiler. Fiziki bir asistanın varlığını istemeyen kişiler, kendilerine sanal asistan tutuyorlar. Hem işleri düzenli bir şekilde planlanıyor ve hatırlatılıyor hem de ofis ve peşinde dolanan kişilerden kurtuluyorlar. Sanal asistan adına düşünmek gerekirse, evinde pijamaları ile otururken bir yöneticinin günlük işlerini planlıyorsunuz ve vakti geldiğinde hatırlatıyorsunuz.  

Devamını Oku... »

Danışman Yardımı Almak İstermisiniz :)

Merhaba

Konusunda deneyimli,bilgi sahibi , güvenilir ,senelerce üst düzey yönetici asistanlığı yapmış bir asistan bana yardımcı olsa, işlerimi hemen toparlasam, fikirlerinden yararlanabilsem, ya da mevcuttaki asistanımdan memnunum ama  geliştirmesi gereken yönleri var deneyimli bir asistandan kısa bir eğitim alsa , diye aklınızdan düşünceler geçiyorsa bana ulaşmak isterseniz mail gönderebilirsiniz ..

Sevgiler

dilaminduygu(at)hotmail.com

Devamını Oku... »

Dinlemeyi Bilmeyen Bir Asistan Arkadaşınızla....

Merhaba asistan arkadaşım,

Bir randevü talebi için aranırsın ..

Yöneticiler arasında ortak zaman dilimi ayarlamaya çalışırken bir bakarsın ki   karşı tarafın asistanı seni dinlemiyor  can kulağı ile.... verdiğin tarih saat dilimleri havada uçusuyor bunu hissettiğin an !!!

bence yapman gereken en önemli davranış kibarca mail ortamında karşılıklı yazışmayı önermektir her ikinizinde zor durumlar yaşamaması için .

Benden söylemesi;)

Sevgiler

Devamını Oku... »

Patronların Asistanlarında Olmasını....

Patronların Asistanlarında Olmasını Bekledikleri Bilgi ve Yetenekler

1-Kişiler arası iletişim becerileri ;

Patronunuzla ,müşterilerinizle,meslektaşlarınızla ve diğer çalışanlarla e -posta,telefon veya yüz yüze iletişim becerilerinizin üst düzey olması.

2- Güvenilir , ağzı sıkı, sadık olmanız.

3-Elinizden gelenin en iyisiyle işleri doğru yapmanız ve kararlı hareket etmeniz.

4- Patronunuzun düşüncelerini ve yönetim bicimini anlamanız; böylece her şeyi ona danışmak durumunda kalmamanız.

5- Aktif dinleme becerisi.

6- Sahiplenme : Harekete geçen, muhtemel problemleri bilip bu problemleri çözmeye çalışmanız.

7-Çok meşgul olduğunuzda ve işlerin teslim tarihleriyle yarıştığınızda dahi sakinliğinizi, etkili çalışma becerilerinizi kaybetmemeniz.

8- İstek ve enerjiyle  dolu olmanız.

9-İddialı ve ikna edici olmanız.

10-Empati yapabilmenizi ve destekleyici olmanızı.

11- Patronunuzun mükemmel olmadığını anlayışla karşılayıp olumsuz yanlarına odaklanmamanız.

12- Mizah duygunuzun olması .

özelliklerini asistanlardan beklerler.

alıntı..

Liderlik okulu

Devamını Oku... »

Kulağınıza küpe olsun ;)

Merhaba ,

Asistan arkadaşım  hep diyoruz ya sen yöneticinin sağ kolusun...Onun ön önemli çalışanısın.

A dan Z ye herşeyi ile ilgilenen, yaşamını en ince detaylarına kadar düzenleyen yaşamını gözlemleyensin .

Patronunla ve ofisteki diğer çalışanlarla  aranda olan o dengeli çizgiyi koruman ve çalıştığın ofiste dedikodu odağı olmaman bence bir asistan için çok ama çok önemli bir duruştur.

Gerçekten iş hayatında yönetici asistanı olarak ilerlemek istiyorsan duruşun , saygınlığın ,aklın ve zekanla  mukemmel bir asistan ünvanına sahip olmalısın .

İş hayatı nankördür dedikoduya takıldığın an senin mesleğin halkın hep tabir ettiği maalesef filmlerdeki sekretercik olarak kalma olasılığın binde yüzbin .

Sadece kulağınıza küpe olsun istedim.

Çalıştığın ortamda dedikodu odağı olmaman dileği ile

sevgiler:)

Devamını Oku... »

Çalıştığın Kurumda İş Fırsatlarını Takipte Olmalısın

Merhaba ,

Bugünkü yazım çalıştığınız kurumlarda kariyeriniz için iş fırsatlarını takip etmeniz ve değerlendirmeniz yönünde ..

Var sayalım bir kurumsal firmada çalışıyorsunuz ve diyelim ki 2-3 senedir platform asistanısınız yükselmek , bulunduğunuz kurumun görev tanım sıralamasına göre platform asistanlığından genel müdür asistanlığı poziyonuna geçmek ,kendi yolunuzu kendiniz açmak, kariyerinizde ilerlemek istiyorsunuz ..

bunun için yapılacak  planlama ( ben zamanında uyguladım ve şiddetle tavsiye diyorum )

1- Önce kendine olan güvenin tam olmalı. Sen işini başarı  ile yapan yerine getiren , sorumluluk sahibi biriysen  terfi edicek yöneticileri takip edip onlara birebir çalışma teklifini sunabilirsin ...tabi çalışacağın yöneticiyi  kendi süzgeçinden geçirerek   :)

2- Bazen iş hayatında sana teklif gelmesini beklemene gerek yok diye düşünüyorum ..bulunduğun alan pozisyon artık seni bir adım öteye taşımıyorsa, hem iş hem ünvan olarak bir adım daha öteye gitmek istiyorsan kendinde adım atabilirsin .

En kötü ne olabilir  mevcut işine devam edersin aynı kurumda yada yeni iş imkanları için dışarıya açılırsın ...denemesi sana kalmış .

Sevgiler ;)

Devamını Oku... »

Ses Tonu

Konuşurken sesinizi doğru kullanmanız gerçekten çok önemli. Bugün yaşadığım bir deneyimi sizlerle  paylaşmak istiyorum.Ofis telefonum çaldı .Karşımdaki asistan arkadaş önemli bir holding'  in Yönetim Kurulu Başkanının  asistanı idi..Yöneticim ofis dışında toplantıda olduğunu için ;   yumusak kibar bir ifade ile notumu alıp kendilerine en kısa sürede dönüş yapabileceğimi  ilettim.Karşı tarafın sert ve emir verici tarzı ile " X bey bugün mutlaka kendileri ile konuşmak ister " deyişi şu an bile kulağımı tırmalıyor!!! "Belki asistan arkadaşımın gerçekten çok stresli bir günü... belki farklı bir durum söz konusu...Ne olur siz siz olun Doğru vurgulamalarla doğru davranışları sergilediğimizde  konuşmamızın  etkisinin artacağını  , çalıştığınız yerde veya telefonun diğer ucunda bulunan kişilerin   daha çok sizinle konuşmaya çalışacağını hatırlayalım.. Eğer konuşmanız sırasında kızgın, bir ses tonuyla devam ederseniz bu kez de kimse sizi dinlemek istemeyecek, bir an önce uzaklaşmak isteyeceklerdir.inanın bana bugün öyle oldu :)
Telefonumu İyi günler   xxx  (  çalıştığım kurumun ismini söyleyerek )  diye cevapladım.

Yöneticisi Yöneticimle konuşmak istiyordu.
ancak bunu ben  bilemem .....

Devamını Oku... »

Çözüm Odaklı Asistan ;)

• Çalışma ortamınızda bir güçlükle karşılaştığınızda çözüme odaklı olun. 

• Zamanınızı ve enerjinizi; problem, kimin bu probleme sebep olduğu, neden meydana geldiği sorularına harcamaktansa çözüme odaklanarak harcayın. 

•  Sonuçlar pozitif, problemler negatiftir.

•  Negatif olanı düşünerek nasıl başarısız olunabileceğini tekrar tekrar kanıtlayabilirsin...AMA

• SEN  proaktif bir asistan olarak pozitife yönelmeli çözüm odaklı olmalısın ;) 

Devamını Oku... »

Asistanının Yönetici ile Çalışma Düzeyleri

Yönetici ile asistanı iki kişilik bir takım oluşturduğuna göre aynı felsefeyi bu ikili arasındaki işbirliğine de uygulayabiliriz.

TAKIM: Birbirini tanıma aşaması. Alışkanlıkların, tercih ve tarzların yüzeysel olarak bilinmesi.

Takım olma birlikte çalışmanın ilk basamağıdır. Zorunludur ama yeterli değildir. Bu basamakta yönetici ve asistanı birlikte çalışmak için gerekli en minimum işbirliğini sergilemektedir. Gerçek bir yönetici – asistan bağından söz edilemez.

ORTAK: Birbirini detaylı tanıma, anlama aşaması. Değerlerin, benzerlik ve farkların bilinmesi ve bunların işbirliği sürecine pozitif olarak yansıtılması.

SİNERJİ: Birbirinin tercih, beklenti ve aksiyonlarının önceden tahmin edilebilmesi. Bir bütün gibi hareket edilebilmesi. Gözle görülür bir uyumun varlığı.

• Karşılıklı olarak işbirliğine açık olunmalı.

• İşbirliği sürecinde sabırlı ve kararlı olunduğu yöneticiye yansıtılmalı.

• Yöneticiyi tanımak adına gözlem yapılmalı.

• Yöneticinin tarz ve tercihleri saptanmaya çalışmalı.

• Soru sorulmalı, yanıtlar analiz ve sentez edilmeli.

• Yöneticiden düzenli geri bildirim talep edilmeli.

• Karşılıklı empati kurulmalı.

Karşılıklı tanıma büyük ölçüde sağlanmıştır. Yönetici ve asistanı arasında bir bağ oluşmuştur. Verimli çalışma söz konusudur. Ancak taraflarca hissedilen ve de dışarıdan kolayca sezilen uyum henüz yerleşmemiştir. Çünkü ideal işbirliği tam anlamıyla sağlanamamıştır. Ofiste yaşanabilecek olağandışı, karmaşık problemler krize dönüşebilir.

Tanımanın ötesinde karşılıklı akıl ve his okuma mevcuttur. Yüksek güven ve uyum ortamı sağlanmıştır. Taraflar işbirliğini gönülden kabul etmiştir. En karmaşık, hassas, beklenmeyen durumlar bile krize dönüşmeden kolaylıkla atlatılır. En verimli, karşılıklı saygı ve güvenden söz edilebilecek, başarı ve mutluluk getiren işbirliği bu üçüncü seviyede yaşanmaktadır!

İşbirliğini arttırıp, üçüncü basamağa geçmek için neler yapılmalı?

İdeal işbirliğinin sağlanması için iki tarafın da niyet ve emek ortaya koyması gereklidir. Zaman zaman yöneticiler böylesi bir çalışma düzeyinin aslında onlara neler kazandıracağının farkında olmayabilir. Bu noktada sekretere/asistana bir kat daha fazla iş düşer, o halde profesyonelce, kendini yıpratmadan ama sabır göstererek bu ideal işbirliği aşamasına ulaşmaya çalışılmalıdır.

arastırma ,gözlem 

Devamını Oku... »

Sekreterler Günü

Amerika Birleşik Devletleri’nde her yıl Nisan ayının son haftası “Administrative Professionals Week” ve aynı haftanın Çarşamba günü “Administrative Professionals’ Day” olarak kutlanır.

Amerikada 1952 yılından bu yana kutlanan bu özel gün, ülkemiz iş yaşamında henüz çok yaygın olarak kutlanmamaktadır. Yabancı kaynaklarda derlenmiş makaleler de  mesleğe ilişkin çok güzel bir bakış açısı var ;

“Yönetici asistanı ve sekreterlerin ne yaptığını tanımlamaya çalışmak tıpkı bir anne babanın çocukları için yaptıklarını tanımlamaya benzer. Anne babalar çocukları ile ilgilenirler; çocuklarının beslenmesinden, giydirilmesinden, sağlığından, okula getirilip götürülmesinden sorumludurlar. Çocuklarının gününün iyi geçmesi için uğraşırlar. Sekreterler de yöneticilerinin sağ kolu olarak onların toplantıları, seyehatleri, yiyecekleri, telefon görüşmeleri, evrakları ve misafirleri ile ilgilenir, kısacası onların tüm gününü düzenlenler.”

Her sene tüm yönetici asistanı ,sekreter arkadaşlar ve de mesleğin değerli adayları Sekreterler Günümüzü sevgiyle  paylaşımlarla  kutlayalım.

Devamını Oku... »

Yönetici Asistanının Yöneticiliğe Terfi....

İş ilanlarında "yönetici asistanı aranıyor" ilanına çok sık rastlıyoruz. Bu iş pozisyonunun önemini fark eden kurumlar yönetici asistanlığına gereken önemi veriyorlar çünkü bu pozisyon, üst düzey yönetici asistanlığı eğitimi ile ve genel eğitimlerle oluşmuş sağlam bilgi birikimi, beceri ve tecrübe gerektirir. Tek işi yöneticinin telefonlarını yönlendirmek ve onun talimatlarını yerine getirmek zannetmek mesleğe haksızlık etmemize neden olur zira asistan yeterince iyiyse ilk altı ay sonunda patronun iş ve sosyal hayatının vazgeçilmezi, bir sene sonra ise orta yöneticilerin rakibi olması işten bile değildir. 

Büyük firmalarda yönetici olarak terfi alan onlarca yönetici asistanı var. Peki akıllı bir asistan kartlarını nasıl oynar, nasıl yükselir? İşletmelerde asistanları ile geçinemeyip sürekli asistan değiştirmeye giden yöneticiler var eğer zor bir yönetici ile çalışacaksak önce işe telefonlara bakmakla başlayın. Telefon konuşmaları sırasında yöneticinizi dinleyin neleri önemsiyor izleyin . Diyelim ki İsmet bey her aradığında konuşma en az 45 dakika sürüyor ve bu konuşmalardan sonra müdürünüzün tansiyonu çıkıyor, telefonu bağlamadan önce yöneticiye bu telefonu almak isteyip istemediğini sorun görüşmek zorunda kalacaksa telefondan sonra odasına bitki çayı götürün. Kahve molalarından sonra boş elle dönmeyin. Yöneticinizin sevdiği bir içeceği getirip içmesi için ikram edin. Profesyonelce yakınlık kurmak onu etkileyecektir. Toplantılarda yöneticinize eşlik ediyorsanız konuşulanları izleyip fikir edinin. Müdürünüzün üzerinde çalıştığı proje hakkında araştırma yapın. Öyle benim işim değil diye geçiştirip, bilinçsiz davranışlar sergilemeyin. Büyük şirketlerin yöneticileri o pozisyona gelene kadar çok çalıştıkları ve çalışmayı sürdürdükleri için unutkan ve dağınık oluyorlar dolayısı ile ajandasını takip edin çalışma hayatını düzenleyin unutmayın ki; siz onun yedek hafızasısınız. Evlenme yıl dönümü, çocuğunun okul taksitinin son günü, akşamki yemek rezervasyonunun saati, evdeki bakıcının bağkur ödemeleri, kollestrol ilacının saati... hepsini bilin hatırlatın zamanla bu yükü üzerinden alın. 

 Sonunda işler yolundaysa, sizi iş dışında da arayarak, kendi tatil organizasyonlarını yaptırmaya, aniden aklına gelen bir iş seyahati yüzünden uçak bileti buldurtmaya, "Yurt dışından misafirlerim gelecek, en iyi kuzu budu yapan restoran nerede?" gibi araştırmalara sürüklemeye başlamıştır. Bu durum onun sağ kolu haline geldiğiniz anlamına gelir artık boş bir yönetici pozisyonu atamalarına karar veren yetkilinin en yakını sizsiniz bu fırsatı yakalamak için uygun anı takip edebilirsiniz. alıntı http://www.mebakademi.com/ Buraya kadar paylaşmış olduğum alıntıyı okudunuz şayet asistan bir dosta ihtiyacınız varsa..iş yerinde yaşadığınız olayları paylaşmak ve kendi iş hayatınız ,göreviniz hakkında beyin fırtınısı yapmak isterseniz bana ulaşabilirsiniz.. sevgiler

Devamını Oku... »

Yönetici Asistanı Çalıştığı Ofisin Vitrinidir

Merhaba ,

Yöneticini, çalıştığın ortamı her an temsil ettiğini düşünürsen ;

Temiz, zevkli ve sade giyim tarzını benimsemelisin.Modayı kendine yakıştırdığı ölçüde takip etmelisin..Oturup kalkarken, yazı yazarken ve gün içerisindeki her türlü faaliyetlerini gözönünde bulundurarak en rahat çalışabileceği giysileri seçmelisin .İnsanların güzel görünme duygularını tamamlayan aksesuar seçimlerin aşırılığa kaçmadan seçmelisin..Sağlığına dikkat etmeli, cildine özen göstermelidir, gün içerisinde sürekli insanlarla birebir iletişim halinde olduğundan sağlıksız bir görüntü sergilememelisin.Makyaj yaparken kıyafetine uygun tonları seçmeli, ağır renklerden kaçınmalı, eskiyen makyajını mutlaka yenilemeli abartıdan uzak durmalısın.. Vücuduna gereken bakımı yapmalı, beslenmene , uykuna, saçlarının, ellerinin  bakımına özen göstermelidir, bu işlemler hem vücudunu hem ruhunu dinlendirir, motivasyon gücünü yükselir ayrıca çevresini de olumlu yönde etkiler.

SADE, BAKIMLI ve ZARİF OLMAK SENİN DOĞALIN OLMALI 

Tüm bu yazdıklarımı ben her zaman uygularım diyorsan sorun değil zaten biliyorsun.. Ama ne olur zaman zaman aman bugünde böyle işe gidicem diyip normalin olan o bakımlı zarif halinden ödün verme..

Gecenlerde bir asistan arkadaşımızı gördüm  üzüldüm açıkcası..." neden bir insan görevini önemsemez bu kadar salar kendini diye"   bellki moralin bozuktu belki hiç içinden gelmedi ama bizler birer tiyatro oyuncusu gibi birer sanatçı gibiyiz .. ne olursa olsun sen mesleğini icra etmeli işinle tarzınla kendinden hiç vazgeçmemelisin..

Hepimiz hayatımızda moralsiz keyifsiz dönemler yaşamıyormuyuz ..sen kendini bilen kendinden eminsen ..kendi gücüne kendin sahip çıkansan silkelenmeli ve hayatının her gününü sana yakışan bir şekilde geçirmelisin ..

Sevgiler

Devamını Oku... »

Hatırlatmakta Yarar Var :)

Merhaba ,

Yönetici.Asistanı  sakin olmalı ,güleç olmalı ,  pozitif olmalı .

Esasında her bireyde bulunması gereken, bu nitelikler bizim meslek tanımımıza özellikle eklenmiş durumda ...

Her birimiz  mükemmel bireyleriz ve gülümsemeyi seviyoruz.

Buraya kadar hem fikiriz diye düşünüyorum ;)

Ancak ;

İşler üst üste geldiğinde patronunun talepleri bir anda masanda yığıldığında ;

önce sakin olup tıkır tıkır işleri saniyesinde planlayıp ilerletebilecek bir yapıya ve bilince sahip olduğun için görevinin  Yönetici Asistanı olduğunu hatırlıyormusun ?

Zaman zaman ofislerimizde  kızdığımız,  içten içe  oflayıp pofladığımız anlarımız varmı var !

İşte bu anlarımızda da kendi kendimizi harap edip aslında hiç sevmediğimiz ( güzellikleri itici-olumsuzlukları mıknatıs gibi çekici)  bir alandan yayın yaptığımızın da  farkında olmalıyız..

Sakin bir anında  belki en fazla 30 dakikada yapabilecek olduğumuz en karışık en zor  işi bir anda  yapamayacak kişi durumuna geçip,  daha da sinirlenip,  olaylar zincirinin olumsuz tarafından  devamına kendi kendine sebep olmamız da  çok olası ..

Strese girdiğinde kendini bir anda bunalmış hissettiğinde ;

Sen dahil çevrende olan kişilerin -yaşanan olayın içsel olarak dışına çıkıp ,

kendini ve başkasını suçlamadan  dışardan o anı  izleme becerini geliştirebilirsen!!!!!!!

:)))

işte o anda kendi kendini yakalayıp bazen de boş yere strese girdiğini görüp hatta kendine kocaman bir kahkaha atıp   anını ve devamı olan süreci çok daha  güzel deneyimleyebilirsin.

Bu ufak gibi görünen ama  benim kendimde sırası geldiğinde !! başarı ile uyguladığım çok sevdiğim sizlerle paylaşmak istediğim bir hatırlatma :)

Sevgiler

Devamını Oku... »

Yönetici Asistanı Yetiştiren Kurslar...

Yönetici asistanı yetiştiren kurslar var evet .. 
işe girdikten sonra da çeşitli firmalar tarafından sunulan seminerler var evet... ilk başlangış için ideal  hizmetler sunuyorlar detaylar uygulamalar herşey süper...hatta eğitimi tamamlayınca aldığın belge ve/veya belgelerle iş bulma olasılığın  çok yüksek bir olasılık ...bu da süper tamam 
ancak;gel gelelim işe yeni  girmiş en az 1 yıl - 2 yılını bitirmiş kendini daha da çok geliştirmek isteyen bir   asistanınn  " ben gerçekten fark yaratan , yolumu daha da güzelleştirebilecek bilgileri alarak ilerlememi sağlatacak  ekstra seminerlere katılmak istiyorum " derken duyabiliyorum ..
 işte bu noktada ;tekrar bir yönetici asistanlığı seminerine gitmiş ve çıkarken  " bunlar bildiğim şeyler bunu 1 sene - 2 sene öncede dinlemiştim  "demen de büyük bir ihtimal ..benim başıma geldi biliyorum :))benim amacım hali hazırda sekreter , yönetici asistanı olmak isteyen  göreve yeni başlayan /  yada henüz bu mesleğe yakın zamanda adım atacak meslekteşlarıma hayatın içinden yılların deneyimi ile  daha pratik bilgiler sunabilmek  ;)gelişim ve yaratıcılık çağındayız ve bizler yöneticilerin sağ kolu olarak her zaman bilgilerimize bilgiler  katarak ilerlemeliyiz ki gerçek anlamda hem kendimize hemde tabiki yöneticimize fayda sağlayabilelim.şu sıralar mesleğimle ilgili önemli bir konuda takıldım diyorsan, çözüm arayışındaysan ,danışabileceğim bu konuda uzman bir sekreter dostum olsa bilgi birikiminden faydalı kelimeler duysam diyorsan blogumuzu  takip edebilirsin ..

sevgiler :)

Devamını Oku... »

Asistan Danışmanı ;)

Yönetici asistanı yetiştiren kurslar var evet .. 
işe girdikten sonra da çeşitli firmalar tarafından sunulan seminerler var evet... 
ilk başlangış için ideal  hizmetler sunuyorlar detaylar uygulamalar herşey süper...hatta eğitimi tamamlayınca aldığın belge ve/veya belgelerle iş bulma olasılığın  çok yüksek bir olasılık ...bu da süper tamam 
ancak;
gel gelelim işe yeni  girmiş en az 1 yıl - 2 yılını bitirmiş kendini daha da çok geliştirmek isteyen bir   asistanınn  " ben gerçekten fark yaratan , yolumu daha da güzelleştirebilecek bilgileri alarak ilerlememi sağlatacak  ekstra seminerlere katılmak istiyorum " derken duyabiliyorum ..
 işte bu noktada ;tekrar bir yönetici asistanlığı seminerine gitmiş ve çıkarken  " bunlar bildiğim şeyler bunu 1 sene - 2 sene öncede dinlemiştim  "demen de büyük bir ihtimal ..benim başıma geldi biliyorum :))benim amacım hali hazırda sekreter , yönetici asistanı olmak isteyen  göreve yeni başlayan /  yada henüz bu mesleğe yakın zamanda adım atacak meslekteşlarıma hayatın içinden yılların deneyimi ile  daha pratik bilgiler sunabilmek  ;)
gelişim ve yaratıcılık çağındayız ve bizler yöneticilerin sağ kolu olarak her zaman bilgilerimize bilgiler  katarak ilerlemeliyiz ki gerçek anlamda hem kendimize hemde tabiki yöneticimize fayda sağlayabilelim.şu sıralar mesleğimle ilgili önemli bir konuda takıldım diyorsan, çözüm arayışındaysan ,danışabileceğim bu konuda uzman bir sekreter dostum olsa bilgi birikiminden faydalı kelimeler duysam diyorsan blogumuzu  takip edebilirsin ..

sevgiler :)

Devamını Oku... »

Ofislerin Gizli Kahramanları, Sevgili Meslektaşlarıma :)

Merhaba ,

Sekreter..yönetici asistanı..platform asistanı ..genel müdür asistanı ...yönetim kurulu asistanı..üst düzey yönetici asistanı..   ünvanın her ne olursa olsun  evet  sen ofisin gizli ve özel kahramanısın çünkü;

Sen yöneticisinin sağ kolusun ..

22 senedir  mesleğini çok severek yapan, sekreterliğin her basamağından adım adım başarılarla olduğu yere gelmiş,  şu anda da kurumsal büyük bir organizasyonda görevini sürdüren  üst düzey yönetici asistanı olarak;  birbirinden değerli yeni ve asistanlık  mesleğine gönül vermiş meslektaşlarımla  burada buluşmak istedim.

Hepinize başarılar dileyerek, sevgilerimi sunuyorum  ve tabiki  hoşgeldiniz diyorum :))

                                                                                                                                     

                                                                                                                                               Duygu 

Devamını Oku... »